Eurobus Nordic AS sitt arbeid med å implementere åpenhetsloven

Eurobus Nordic As sin kjernevirksomhet er import av elektriske busser fra den Kinesiske buss produsenten Golden Dragon.

Eurobus Nordic As har ene rett til å importere elektriske busser til Norge, Sverige, Danmark og Finland. Selskapet har et datterselskap i Danmark og vil etablere seg i Sverige i løpet av 2023. Selskapet importerer kun elektriske busser fra Golden Dragon, samt ladeløsninger for buss. Selskapet er opptatt av ESG, hvor spesielt klimaarbeid har fått betydelig oppmerksomhet. Vi har også fokus på menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og anti korrupsjon.

Selskapet har siste året jobbet mye med å implementere Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (Åpenhetsloven) i virksomheten. Selskapet har tatt forpliktelsene som kommer frem av Åpenhetsloven på alvor. Det er satt ned en egen prosjektgruppe med overordnet ansvar for implementering og fremdrift. Vi har i dette arbeidet også leid inn ekstern kompetanse for å hjelpe oss med å kvalitetssikre arbeidet. Det er foretatt aktsomhetsvurderinger og samt leverandør / komponent kartlegging.

Dette er den første rapporten som er laget med grunnlag i Åpenhetslovens krav til transparens. I denne rapporten presenterer vi et overordnet bilde av metodikk og foreløpige resultater.

Forpliktelse

Bærekraft er forankret i våre overordnede policyer og styrende dokumenter. I vår policy for innkjøp er vi tydelige på at vi har et ansvar for å bidra til bærekraft, menneskerettigheter og etikk.

Eurobus Nordic AS forpliktelser til å fremme og respektere menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er forankret i selskapets Code of conduct som er vedtatt av selskapets styre.

Forpliktelseserklæringen er tilgjengelig her.

Vi retter innsatsen dit risikoen er størst og setter i verk tiltak som reflekterer de utfordringene vi står overfor i hvert enkelt tilfelle.

Prosjektplan

Åpenhetsloven er bygget opp rundt proporsjonalitet og prioritering og har en risikobasert tilnærming. Eurobus Nordic AS derfor vedtatt følgende fremdrift og aktivitetsplan for implementeringsprosjektet.

Dette var delt i tre hovedområder:

1. Styrende dokumenter

• Utarbeidelse mandat og erklæring/policy.
• Forankring av erklæring/policy i styrtet og organisasjonen
• Utarbeidelse nye kontrakter med Golden Dragon som ivaretar at åpenhetsloven, samt gir mulighet for kontroll og dokumentasjon for å følge opp produksjon hos Golden Dragon, samt deres underleverandører.
• Etablere rutiner for å svare opp spørsmål angående åpenhetsloven.

2. Gjennomføre en overordnet aktsomhetsvurdering

• Prioritere områder og segmenter som skal følges opp ytterligere basert på den overordnede aktsomhetsvurderingen.
• Utarbeide rutiner for oppfølging av Golden Dragon og deres underleverandører
• Leverandør kartlegging og komponent kartlegging.

3. Etablere interne systemer for oppfølging og håndtering av åpenhetsloven

Metodikk

Risikobasert og kontinuerlig prosess

Prosessen med å identifisere risiko i verdikjeden, sette i verk tiltak og overvåke om de fungerer blir kalt aktsomhetsvurdering.

Vårt rammeverk for aktsomhetsvurderinger er basert på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv som vises på illustrasjonen under. De beskriver en risikobasert metode som starter med forankring, kartlegging og risikovurdering, og munner ut i tiltak, rapportering og overvåking. Dette skal være en kontinuerlig prosess for å identifisere produkter eller leverandører med særlig høy risiko.

Trinn 1: Forankring av bærekraft i virksomheten

Forankring av bærekraft i virksomheten handler om å ha relevante policyer og retningslinjer på plass, og effektive styringssystemer for implementering av disse.

Eurobus Nordic AS har en bærekraftstrategi, styret har vedtattprinsipper for samfunnsansvar som er implementert i organisasjonen. Videre tar vi vårt ansvar for å jobbe med aktsomhetsvurderinger og ansvarlig innkjøpspraksis. Prinsippene i åpenhetsloven er også forankret hos buss produsenten Golden Dragon. Det er også formalisert i avtaler med Golden Dragon som gir oss innsyn og eventuelle kontroll hos produsenten, samt deres under leverandører. Selskapet har også utarbeidet prosedyrer for hvordan spørsmål vedrørende åpenhetsloven skal besvares. Denne prosedyren er også vedtatt av selskapet styre.

Trinn 2: Kartlegging og vurdering

Kartlegging handler om å identifisere risiko for negativ påvirkning i leverandørkjeden gjennom å etablere et overordnet risikobilde for så å prioritere vesentlige risikoområder for grundigere kartlegging. Eurobus Nordic AS selger kun busser fra en produsent som er Golden Dragon som er lokaliser i Xiamen i Kina. Eurobus Nordic As skal ha en oversikt over hva som skjer i produksjonen hos Golden Dragon, samt ha en oversikt over deres underleverandører. Vi skal også foreta risikovurderinger på prioriterte leverandører.

Trinn 3: Forebygge

Basert på risikovurderingen og prioritering av risiko i trinn to skal det utarbeides planer med tiltak som iverksettes for å stanse, forebygge og redusere risiko for negativ påvirkning. Når prioritert risiko er etablert må tiltak iverksettes, og vi skal ha en plan som beskriver hva vi gjør for å stanse, redusere eller forebygge negativ påvirkning for den prioriterte risiko. Dette kan være oppfølging av en leverandør, bytte underleverandør / komponent, sertifisering av en råvare eller det å søke samarbeid for å påvirke en komplisert problemstilling.

Trinn 4: Overvåking

Overvåking av gjennomføring og effekt av tiltak, handler om hvorvidt man gjør gode aktsomhetsvurderinger, og om vi iverksetter effektive tiltak for å hindre gjentakende avvik. Det er viktig med felles forståelse mellom produsent og oss som importør av busser at vi følger opp dette i alle ledd, samt gjennomfører aktsomhetsvurderinger på underleverandører av komponenter. Vi skal derfor har jevnlig intern og ekstern gjennomgang av våre tiltak og planer for å sikre at disse har ønsket effekt.

Trinn 5: Kommunikasjon

Eurobus Nordic As skal være transparente på hvordan negativ påvirkning/skade er håndtert. Vi skal være åpne om de vurderinger som gjøres i våre verdikjeder i dialog med våre kunder og andre interessenter. Vi skal rapportere åpent og ærlig om tiltak og utfordringer.

Trinn 6: Gjenoppretting der dette er nødvendig

Dersom et avvik har skjedd skal vi iverksette tiltak som retter opp dette. Er vi ikke selv ansvarlig for bruddet skal vi påvirke til at avviket blir handtert og rettet.

I forbindelse med åpenhetsloven skal antall faktiske eller meldte tilfeller av brudd på menneskerettigheter logges og rapporteres i henhold til egen rutine for dette.

Det kan i denne sammenheng nevnes at OECD er tydelig på at ‘’Selskaper forventes å opptre i tråd med lover og normer lokalt, samt å vurdere, forebygge og håndtere brudd på menneskerettigheter og arbeidsrettigheter, miljøskader og bestikkelser som følge av egen virksomhet, hos leverandører og andre forretningsforbindelser.‘’

Aktsomhetsvurdering 2022

Aktsomhetsvurderingen ble tatt med utgangspunkt i konsekvens og sannsynlighet for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold For å avgjøre hvilke prioriteringer Eurobus Nordic AS skulle gjøre gjennomførte vi en workshop for å kartlegge risikoen. Alle bussene som vi importerer produseres hos Golden Dragon. Det er derfor hos Golden Dragon og deres underleverandører som utgangspunktet for vår aktsomhetsvurdering.

Sammen med vår kunnskap har vi vurdert følgende tilleggsfaktorer som bransje, type vare og tjeneste, Geografi, samt kjente tilfeller av korrupsjon og annen mislighold relatert mot overnevnte.

Eurobus Nordic AS besitter fra tidligere allerede betydelig informasjon om produsenten hos Golden Dragon og dens underleverandører. Vi har god kunnskap om forholdene i produksjonen grunnet av vi har egne ansatte fra Norge som følger opp produskjoen av våre busser. I tillegg er bussene speket med komponenter fra europeiske leverandører som vi kjenner fra tidligere.

Denne informasjonen ble benyttet i aktsomhetsvurderingen sammen med ekstern hjelp som kunne guide oss i forhold andre risiko forhold.
Vi utførte en risiko kartlegging ut fra risiko på brudd i produksjon/ sammenstilling, underleverandører og råvare. Basert på resultatet av den overordnede vurderingen er den største risikoen på vårevare.

Bussene er sammensatt av tusenvis komponenter og materialer henter fra hele verden. Produksjonen av komponentene settes vanligvis ut til underleverandører som igjen kan ha mange underleverandører i sine leverandører kjeder. Med så mange komponenter, materialer og leverandører er det vanskelig å kartlegge hele leverandør kjeden. Risiko forbundet med menneskerettigheter og arbeidstaker rettferdigheter er mest fremtredener i produksjon av komponenter og utvinning av råvarer som metaller og gummi. Dette henger sammen med at produksjon finner sted i høyrisikoland der lovverket ikke alltid håndheves.

Kjøretøy som busser består av et stort utvalg av materialer som stål, aluminium, plast, glass, kobber og gummi. Det betyr at leverandørkjedene er lange og komplekse. Opprinnelse landet er også som oftest heller ikke første underleverandør.

Ut ifra aktsomhetsvurdering besluttet Eurobus Nordic AS å prioritere følgende områder:

Eurobus Nordic AS har kartlagt leverandør kjeden for disse fire områdene. Vi har kartlagt leverandørene og foretatt risikovurdering på disse.

Vi har ikke funnet spesifikk leverandør risiko hverken på produsent eller underleverandør nivå. Analysen viser at den største risikoen ligger på råvare. Det er vanskelig å spore denne risikoen helt ned på råvare nivå. Dette er materiale som alle slike kjøretøy har bestander av. Denne risikoen er således en risiko for hele buss / kjøretøy bransjen.

Vi vil fortsette med å følge opp og gjøre vurderinger på at vi bruker seriøse og gode underleverandører, samt fortsette arbeidet med å kartlegge leverandør kjedene ut over overnevnte områder.

Avslutning, veien videre

Eurobus Nordic AS vil fortsette arbeidet i tiden som kommer med å arbeide aktivt med Åpenhetsloven. Dette arbeidet foretas i nært samarbeid med buss produsenten som har fokus på etiske retningslinjer og hensynta menneskerettigheter og anstendige lønns- og arbeidsvilkår i hele vår leveransekjede.

Eurobus Nordic AS arbeider aktivt videre med å utvide kartleggingen av Golden Dragon underleverandører og komponenter.

I forhold til oppfølging og revisjon bruker selskapet aktivt sine representer som følger opp bussene i dette arbeidet. I tillegg har vi innledet et samarbeid med PSU i Sverige som vi foreta audit for oss hos Golden Dragon, samt utvalgte underleverandører.

Dette et pågående arbeid som hele organisasjonen vil bli en del av.